martes, 31 de mayo de 2011

ESQUEMAS


ABONO DE CLIENTES
Un cliente es alguien que compra o alquila algo a un individuo u organización, y en ocasiones las ventas no se las hace con pago inmediato, si no dependiendo el grado de responsabilidad que la empresa  otorgue a sus clientes se le concede plazos de pago para sus obligaciones.
Los plazos pueden ser pago total y pago parcial y los mismos generan intereses por el tiempo transcurrido. A continuación presentaremos un esquema de los pasos a seguir cuando nos enfrentemos con esta situación:


Como primer punto debemos identificar el cliente que va a abonar o el comprobante que se va a cancelar, para que el departamento de crédito (si lo hay) verifique o constate la existencia de la obligación para no incurrir en errores
Ya teniendo identificada la factura el cajero o la persona de recaudación  verifica el vencimiento de la misma generando los intereses correspondientes y supervisando que todo el proceso este correcto.
Al hacer la respectiva recaudación se genera dos comprobantes, uno para seguridad de pago del cliente y otro de la persona que recepto el pago ya que este debe presentar su informe diario de caja. Hecho el pago se debe contabilizar en libros o en sistema para que la cuenta x cobrar que tenemos del cliente debe ir dismuyendo y aumentando nuestro valor en caja o bancos





Deposito de recaudo

El cajero o cajera en un establecimiento comercial es una persona responsable de sumar la cantidad debida por una compra, cargar al consumidor esa cantidad y después, recoger el pago por las mercancías o servicios proporcionados.
Por el mismo motivo esta es una actividad muy delicada que debería ser continuamente revisada y conciliada, primero se debe identificar la caja que se le va a realizar el examen. Si no existiese ningún error los valores se deben mandan a depositar a banco
El número de depósito es el comprobante que tiene el cajero para hacer el respectivo egreso de valores de su caja. Todos los documentos y papeles deben ser archivados para la seguridad de estas operaciones




Ventas al contado

La venta es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que su éxito depende directamente de la cantidad de veces que realicen ésta actividad, de lo bien que lo hagan y de cuán rentable les resulte hacerlo. Cuando esta se realiza al contado el vendedor primero debe verificar la existencia en bodega si no existe la cantidad necesaria la venta va a ser truncada.
Si se cuenta con todo lo necesario para realizarla se hace el pedido a bodega, el almacén realiza la factura o el comprobante se despacha la mercadería rebajándose del kardex y archivándose todos aquellos papeles de trabajo que surgieron
El cliente con factura en mano hace la respectiva cancelación del mismo recibiendo un documento de parte del cajero recaudador de esos valores 





Pedido de mercancías


El pedido es una comunicación por medio del cual se solicita a un proveedor el envío en firme de una mercancía o prestación de un servicio, comprometiéndose el cliente por su parte a satisfacer el pago de la mercancía y el precio acordado.
El objetivo básico del pedido es dejar un testimonio del compromiso adquirido por el cliente, del comprar un artículo o un servicio específico, en determinadas condiciones y por parte del vendedor de proporcionárselo.
Para esto en primera instancia debe existir la necesidad o el requerimiento de la mercadería, si el jefe de compras aprueba se realiza el procedimiento y si no lo hace se da por finalizada.
Se debe cotizar los precios y productos a diferentes proveedores con el fin de elegir al mejor, se emite la orden de compra y se archiva ese documento como constancia del pedido. El proveedor elegido con la orden de compra procede a despachar solo la mercancías expuestas en el documento. 





Ventas a crEdito


Se le llama venta a crédito a la que tiene el propósito de distribuir el pago del bien o servicio adquirido en un determinado plazo pautado de antemano entre el comprador y el vendedor, de manera que el primero pueda amortizarlo, por ejemplo, en varios meses.
El cliente al realizar la compra expresa la necesidad de tener el bien o servicio comprado, mientras que el vendedor debe consultar existencia y el valor que van a tener estos.
El cliente debe haber tenido antecedentes limpios para poder someterse a este beneficio, si debe algún valor atrasado debe cancelarlo en su totalidad.
La persona encargada o el jefe de crédito deben dar carta abierta para que se le pueda despachar, elaborándose una factura por parte del departamento de ventas la misma que se rebajará de nuestro inventario mediante el kardex. Esta transacción debe ingresársela como una cuenta por cobrar cliente identificándose a la persona deudora








Desembolso de cheques


Un cheque es un documento de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Al realizar un pago debemos, como primera instancia, que la cuenta corriente de la institución financiera donde vamos a girar este documento tenga los suficientes valores para cubra el egreso de dinero. El gerente o el encargado del pago deben revisar los documentos que dieron paso a esa obligación, si no está conforme solicita revisión de las personas encargadas, si lo esta firma y aprueba el egreso recibiendo el respectivo comprobante de pago.
En libros o en el sistema debe contabilizarse cada actividad  por lo que se emite el comprobante de egreso el mismo que debe ser archivado.




Reembolso de caja chica

Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuantía, que por ser tan pequeños, no amerita la emisión de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dólares por cada transacción y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de materiales de oficina, alimentación, movilización y otros que no puedan ser cubiertos con cheques.
Creación del fondo
El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dólares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación.
El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso.
Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuantía reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en números y letras, la cédula de ciudadanía y la fecha.
Reposición del fondo
La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 80% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.
En caso de no existir novedad, se realizará la reposición del fondo, caso contrario se devolverá a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta



 
Proceso de contabilizacion

El proceso contable es el conjunto de fases a través de las cuales se obtiene y comprueba información financiera.
El proceso de contabilización debe estar apegado al  Código de Ética Profesional  aplicable a los contadores  nacionales y extranjeros,  a las  Normas Internacionales de Contabilidad y a las Normas de información financiera.
El auxiliar contable analiza y clasifica la información de la empresa, generando comprobantes contables que son supervisados por el contador, si no existe ningún error en los comprobantes se registra en libros auxiliares.
El auxiliar contable debe ingresar diariamente en libros o en sistema las transacciones y las mismas ser registradas en libro mayor o mayorización. Todas estas operaciones deben estar respaldadas para verificaciones posteriores.





CICLO CONTABLE



Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.



En este esquema el departamento de contabilidad debe clasificar y analizar la información con que se cuenta para proceder a realizar las transacciones diarias o asientos contables, estos son supervisados por el contador que detecta los posibles errores que pudieren existir.
La verificación si la información esta correcta la hace con su firma. Se debe conocer que el departamento de contabilidad lleva libros auxiliares que también tiene que ser registrados.
Luego de la totabilización mensual de libro diario, libro mayor, balances, ajustes y cierres de cuentas se procede a los respectivos estados financieros para presentarlos a la gerencia de la empresa para la toma de decisiones favorables para la empresa




proceso de nomina



Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono.
Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.
El encargado de realizar la nomina analiza y clasifica a los empleados  para poder realizar la liquidación, el contador actualiza los datos y los verifica, al estar todo conforme se registra los valores y elabora el comprobante de pago y cheques. Es importante contabilizar la nomina o gasto de sueldos ya que toda transacción no es legal hasta que no esté contabilizada en libros.



jueves, 26 de mayo de 2011

FLUJO DE CAJA MENSUAL


El flujo de caja es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.
El estudio de los flujos de caja dentro de una empresa puede ser utilizado para determinar:
  • Problemas de liquidez. El ser rentable no significa necesariamente poseer liquidez. Una compañía puede tener problemas de efectivo, aun siendo rentable. Por lo tanto, permite anticipar los saldos en dinero.
  • Para analizar la viabilidad de proyectos de inversión, los flujos de fondos son la base de cálculo del Valor actual neto y de la Tasa interna de retorno.
  • Para medir la rentabilidad o crecimiento de un negocio cuando se entienda que las normas contables no representan adecuadamente la realidad económica.
Elaborar un flujo de caja
Esto causa y efecto de acuerdo al estado de situación inicial. Usualmente se trata de una matriz con columnas y filas. En las columnas se disponen los períodos, por lo general, meses; y en las filas los ingresos y las salidas de dinero.
  • ENTRADAS: es todo el dinero que ingresa la empresa por su actividad productiva o de servicios, o producto de la venta de activos (desinversión), subvenciones, etc.
  • SALIDAS: es todo dinero que sale de la empresa y que es necesario para llevar a cabo su actividad productiva. Incluye los costes variables y fijos.
Para su elaboración es útil usar una plantilla de cálculo.
 
En la plantilla anterior nos encontramos con una empresa la cual tiene ingresos mensuales variados que suman un total de $33,401 y obligaciones totales de $29,218. La empresa conto con un capital inicial de $8,250 dando un resultado a favor de $12,433 disponibles para la empresa para ser reutilizados.
La diferencia entre cobro y pago fue de $4,183 que sería nuestro flujo de caja neto.
Para mayoy comprensión de los datos a continuación un gráfico explicativo:

miércoles, 25 de mayo de 2011

PUNTO DE EQUILIBRIO



Es usado comúnmente en las empresas u organizaciones para determinar la posible rentabilidad de vender determinado producto. Para calcular el punto de equilibrio es necesario tener bien identificado el comportamiento de los costos; de otra manera es sumamente difícil determinar la ubicación de este punto.
Si el producto puede ser vendido en mayores cantidades de las que arroja el punto de equilibrio tendremos entonces que la empresa percibirá beneficios. Si por el contrario, se encuentra por debajo del punto de equilibrio, tendrá pérdidas.


En el grafico a continuación es de una empresa la cual tiene un costo unitario de $200.00, un costo fijo mensual de $30.000, con un precio de venta al público de $400.00, por lo tanto la empresa debería producir y vender por lo menos 150 unidades del producto para poder solventar sus gastos y no caer en perdida.
https://sites.google.com/site/ligiabermudezespinoza/home/PuntoDeEquilibrioExcel.xls

viernes, 20 de mayo de 2011

AMORTIZACION DE PRESTAMOS


Se denomina préstamo a la operación en la que una persona, el prestamista, entrega a otra, el prestatario, un capital, denominado principal de la operación, comprometiéndose éste último a devolverlo junto con sus intereses en la forma y fecha convenida. Por lo tanto se denomina amortización a la devolución del principal recibido.

Esta operación financiera es una operación de prestación única, y contraprestación generalmente múltiple, formada por  capitales que vencen al final de cada periodo de pago para así extinguir la deuda.
En cada pago que efectúa el prestatario entrega generalmente dos capitales, uno dedicado al pago de los intereses del periodo y otro dedicado a devolver parte del principal para así ir extinguiendo la deuda.
La suma de estos capitales recibe el nombre genérico de término amortizativo.


En este cuadro se presenta un préstamo otorgado por 12 meses con un  interés mensual del 12%  con un pago programado de $266.55 mensual donde se incluye capital y los intereses devengados por el mismo, pagando un total de interés de $198.56 por un préstamo de $3000.00


https://sites.google.com/site/ligiabermudezespinoza/home/Amortizaci%C3%B3nPr%C3%A9stamoExcel.xls